GÖREV - İŞ TASARIMI VE İŞ ÖLÇÜMÜ

Otomasyon, bilgisayar kullanımının yoğunlaşmasına ve diğer teknolojik gelişmelere karşın; halen üretim ve diğer faaliyetlerin en kaçınılmaz öğesi, insan ve onun ortaya koyduğu çabalar yada işlerdir, işgücü, tüm faaliyetlerde önemini korumakta ve ülkemiz dahil tüm ülkelerde hemen hemen üretim maliyetlerinin önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. Otomatik bir sistemde dahi gözetim işlerini yine insan yüklendiği için endüstride işlerin büyük bir kısmı insan ve makinanın birlikte çalışmasını gerektirmektedir. Bu nedenle, üretim yanında diğer işlevleri üstlenen işletme, bir insan - makina sistemi olarak da kısaca özetlenebilir.

Görev Tasarımının Kapsamı ve Önemi
Görev yada iş, bir insanın bir işi gerçekleştirmesi için ortaya koyduğu çabalar yada faaliyetlerdir. İş tasarımı olarak da nitelendirilen görev tasarımı ise, bir işlemi yada üretimi gerçekleştirmede yapılması gereken iş ve sorumlulukların, iş ortamının ve işi gerçekleştirme yöntem yada metodlarının önceden belirlenmesi eylemi olarak tanımlanabilir.

İş tasarımı kısaca üretim sistemleri içinde insan öğesinin rolünü belirlemeye çalışır, iş (görev) tasarımı, daha önce gördüğümüz süreç tasarımı ile yakından bağlantılı olup onun tamamlayıcı bir parçasıdır. Nitekim süreç tasarımı, üretimi gerçekleştirmede her bir iş istasyonu ya da merkezinde gerek insan ve gerekse insan dışı makina, araç -gereç gibi cansız Öğelerin hangi işlemleri üstlenmesi gerektiğini saptarken; iş yada görev tasarımı ise, sadece insanların yada işlemlerin belirlenmesi ile ilgilidir.

Görev tasarımının iki önemli amacı vardır. Bunlardan birincisi, üretimde kalite, verimlilik ve kârlılığın gerçekleşmesi; ikincisi ise, işgörenlerin üstleneceği işlerin güven':, doyurucu yada tatmin edici ve güdüleyici olmasını sağlamaktadır. Hatırlanacağı gibi bu kitabın yönetim bölümünün güdüleme kısmında ikinci amacın gerçekleşmesini sağlayacak faaliyetlere bir ölçüde değinmiştik. Bu nedenle bu bölümde birinci amaca yönelik faaliyetlere ağırlık vermiş olacağız.

Görev tasarımının önemini şu noktalar açısından vurgulayabiliriz:
1. Görev tasarımı, her şeyden önce üretim / işlemler yönetiminde yerine getirilmesi zorunlu olan önemli bir işlevsel alandır.
2. Görev tasarımı, işgörenlerin güdülenmesine ve iş doyumu
sağlamalarına neden olduğu için yapılan işin etkinliğini arttırır. Bu da işletme açısından yüksek verimlilik, düşük maliyetler ve arzulanan kalitenin tutturulması demektir.

3. Görev tasarımı ile iş ortamının ve çalışma koşullarının iyileştirilmesi, iş güvenliğinin sağlanmasına ve dolayısıyla iş kazalarının azalmasına neden olur.
4. Görev tasarımı ile İş Genişletilmesi (Farklılaştırılması), İşin Zenginleştirilmesi ve Rotasyona gidilebilmesi olanağı, sürekli aynı işin yapılması anlamına gelen işbölümünün sakıncalı yönlerini ortadan kaldırmış olur.
5. Nihayet görev tasarımı kapsamına giren iş analizleri ile otomasyona gidebilme fırsatları yada olanakları saptanmış olur.
İnsan - Makina ilişkisi, iş tasarımında önemli bir faktör olmasına karşın, problemin bütününün sadece önemli bir parçası niteliğindedir. Görev tasarımı kapsamına giren başlıca konular; (1) Görev - iş kapsamının (Job Contents) belirlenmesi, (2) İş yapma - çalışma yöntemleri (work methods) ya da diğer adıyla Hareket Etüdü ( Motion Study) ve (3) Ergonomi (ergonomics) yani insan - makina sistemi ve işin çevre koşullarının tasarımı, biçiminde özetlenebilir.

Görev Tasarımı Süreci

Görev tasarımı; (1) görev - iş kapsamının tasarımı, (2) hareket etüdünün yapılması ve (3) ergonomik koşulların sağlanması olmak üzere üç aşamada gerçekleşir.

1- Görev Kapsamının Tasarımı
Çalışma yöntemleri işgörenlerin işleri ya da görevleri nasıl yapmaları gerektiğini saptarken; görev tasarımında amaç, işgörenlerin hangi işleri yapmaları ya da ne yapmaları gerektiğinin belirlenmesidir.
Şekil 37' de görüldüğü gibi görev (iş) kapsamının belirlenmesinde, genellikle, ürün tasarımında yapılması gereken işler, üretim sürecindeki işlemler, üretim miktarı, mevcut makina tasarımları ve yerleşme biçimleri etkili faktörlerdir.
İşgörenlerin yapması gereken yada önerilen işler ve işlemleri belirlemede daha önce değindiğimiz iş yerinde benimsenen Yönetim Anlayışlarının da rolü vardır. Geleneksel yönetim anlayışını benimseyen bir yönetici işi olabildiğince küçük parçalara ayırmak, sürekli aynı işi tekrarlayıcı bir niteliğe kavuşturmak, kısaca iş bölümüne gitme kriterlerinden yola çıkacaktır. Öte yandan, çağdaş yönetim anlayışını ve özellikle Davranışsal Yaklaşımı benimseyen yöneticiler ise; işgörenlerin duygusal ve davranışsal yönlerini dikkate alarak bunlara geniş kapsamlı, yetki ve sorumluluk yükleyen, güdülenmelerini, ilerleme ve yaratıcılıklarını gösterme olanaklarını sağlayan değişik işlerin verilmesinden yana olacaklardır. Diğer bir deyişle, işçiler; ürünün küçük bir parçasının yapımı yada kısıtlı sayıdaki işlemlerden sorumlu tutulmak ve sürekli aynı işi tekrarlamak yerine bir ürünün tümünün üretimine ilişkin değişik işlerle görevlendirileceklerdir, işte bu amaçla işgörenlerin kendi aralarında periyodik olarak işlerini değiştirme anlamına gelen rotasyon, kalite çemberleri, iş genişletme, iş zenginleştirme ve sosyo -teknik yaklaşım iş kapsamını ve dolayısıyla görev tasarımını etkileyen diğer faktörlerdir. Burada yabancı olduğumuz "Sosyo -teknik yaklaşım" , ise iş kapsamını belirlemede teknolojilerin gereklerini yerine getirme yanında, işçilerin psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarını da karşılamak anlamına gelir (1).

2- Hareket Etüdü (Yöntem Geliştirme)

Gerek imalat ve gerekse hizmet işletmelerinde işin en uygun yapılış yöntemlerinin genişletilerek standart hale getirilmesi, etkinliği ve verimliliği arttırıcı bir önlemdir. Hareket etüdünün amacı da, bir işi yada işlemi yapmanın en kolay, en ekonomik, en az çaba gerektiren yolunu yada yöntemini bulmak ve böylece insan gücü, malzeme, araç -gereç ve makinaların mümkün olan en iyi şekilde kullanımını sağlamaktır. Bu nedenle hareket etüdü yöntem geliştirme ile eş anlamlı olarak kullanılmaktadır.

Hareket Etüdü Aşamaları:
Bir işletmede hareket etüdü çalışması aşağıda belirtilen dört aşamada yürütülür
1. Hareket Etüdü Yapılacak Olan İşin Seçimi: Genelde uzun işlem süresi yada dengesiz bir iş akışı oluşturan, önünde yüksek yarı mamul stoku yığılan, aylak işgücü yada makina zamanına sahip olan, çıktısı yetersiz ya da düşük kalite düzeyine sahip olan işler hareket etüdü çalışmasına aday olan işlerdir.
2. Hareket Etüdü Yapılacak İşin Analizi: Bu aşamada üzerinde çalışma yapılacak iş, tüm ayrıntıları ile incelenir ve işe ait bilgilerin kayıtları tutulur. İşe ilişkin bilgilerin kaydedilmesi için geliştirilen çeşitli şemalar ve diyagramlardan yararlanılır.
3. Yeni Yöntemin Geliştirilmesi: Bu aşamada daha önce elde edilen bilgiler ve şemalar kullanılarak işin daha iyi yapılış yöntemi belirlenmeye çalışılır. Burada özellikle ne yapılmalıdır ? nerede yapılmalıdır ? ne zaman yapılmalıdır ? kim yapmalıdır ? ve nasıl yapılmalıdır ? sorularına yanıt aranması gerekir.
4. Yeni Yöntemin Benimsetilerek Uygulamaya Konulması: Yeni yöntemin, verimli şekilde uygulanabilmesi için ilgili kişiler tarafından anlaşılması ve kabul görmesi gerekir. Yeni yöntemin herkes tarafından benimsenmesi için eğitim çalışmalarına ağırlık verilmelidir.

3- Ergonomi
Tasarımı yapılacak iş yada görevin verimliliğini, uygulanacak yöntem ve sosyo - teknik yaklaşımın yanı sıra; araç - gereç, makina - teçhizatın tasarımı ve iş çevresinin yada ortamının fiziksel koşulları da etkileyecektir. İşte " insan mühendisliği" olarak da adlandırılan ergonomi, işgörenlerin fiziksel yeteneklerini etkili biçimde kullanabilecekleri, dolayısıyla verimli çalışabilecekleri şekilde araç -gereç, makina - teçhizat ve çalışma çevresi yada ortamının tasarımlanmasını ele alan bilim dalıdır. Ergonomi, işin görülmesinde kullanılan makina, araç - gereçlerin işgörenin fiziksel özelliklerin en uygun biçimde tasarımlanması ve düzenlenmesi, fiziksel çalışma koşullarının iyileştirilmesi, böylece işgörenlerin yeteneklerini tam olarak sağlayarak verimliliğin ve işin kalitesinin arttırılmasıdır (T).

Ergonominin uğraş alanını insan - makina sisteminin incelenmesi oluşturmakta, bu sistemin içine çevresel faktörler de girmektedir. Ergonomi; anatomi, fizyoloji, psikoloji, fizik ve mühendislik, iş hekimliği bilim dallarının bulgularından yararlanmaktadır.

İnsan - makina sistemi kapsamına makinalar. göstergeler, kotrol makinaları. masalar, oturulacak sandalyeler, diğer araç - gereçler tasarımlanırken insanın boy, kilo gibi antropometrik veriler diye adlandırılan standart vücut ölçülerinin dikkate alınması gerekir. Amaç; makinaları, araç - gereçleri insanların kolayca, rahat edebilecekleri, yorulmadan kullanabilecekleri ve dolayısıyla verimliliklerini arttırabilecek şekilde tasarımlamaktadır.
Ergonominin ikinci uğraş konusu olan çevresel faktörleri ya da iş ortamının fiziksel koşulları; ışık, aydınlatma, renk. gürültü, ısı, hava akımı, nem; kirlilik, titreşim ve iş kazalarına karşı güvenlik gibi elemanlar oluşturur. Sözü edilen çevresel koşulların iyileştirilmesi önlemlerinin alınması da işgörenlerin verimliliğini olumlu yönde etkileyecektir.

C- İş Ölçümü
1- İş Ölçümünün Tanımı ve Önemi
Hareket etüdü yapmadaki amaç, bir işin en doğru yapılış yöntemlerinin belirlenmesi ve böylece o işin yapılmasının standart hale getirilmesidir. İş ölçümü ise, hareket etüdü ile saptanan en etkili standart yöntem kullanıldığında o işin normal hızda çalışan kalifiye bir eleman tartından ne kadar zamanda yada sürede yapılabileceğini saptamaya yönelik çabalardır. Diğer bir deyişle bir işi yapmanın en iyi yöntemi uygulandığında söz konusu işin yapılmasının standart zamanını belirlemeye yönelik eylemlerdir. Bu nedenle iş ölçümü, hareket etüdünden sonra yapılması gereken bir işlemdir.

İş ölçümü, işletmelerde değişik amaçlar için yapılır. Bunlar:
1. İşgücü ihtiyacını ve çalışma kapasitesini tahminlemek,
2. Muhasebe açısından üretim işlemleri maliyetini belirlemek,
3. Teşvikli ücret sisteminin uygulanmasına yol göstermek,
4. İşçilerin performansını saptamak,
5. Üretimi programlamak,
6. Zaman öğesinin rol oynadığı üretim sistemleri etkinliklerinin örgütlenmesi ve kontrolü için temel bilgiyi sağlamak.

2- İş Ölçümü Yöntemleri
İş ölçümü yöntem yada tekniklerini; (1) zaman etüdü, (2) önceden belirlenmiş hareket - zaman verileri, (3) standart veriler, (4) iş örneklemesi ve (5) formül kurma yöntemi,
olmak üzere 5 ana grupta incelemek olanaklıdır. Bunlardan zaman etüdü ve iş örneklemesi ile işin standart yapılış süresinin belirlenmesi gözlemleme ve yapılan işin analizi ile gerçekleşir. Diğer yöntemlerde ise, önceden yapılmış çalışma sonuçlarına ilişkin kayıtlı verilerden yararlanılır. Bu yöntemlerin tümü, fiziksel güç isteyen işlerin standart zamanını belirlemek için geçerlidir. Bunlardan en yaygın kullanılanı zaman etüdü olması nedeniyle bunun çok kısa açıklanması yapılacaktır.

Zaman Etüdü: Bu, kalifiye ve iyi eğitilmiş bir işçinin belli bir işi standart yönteme göre ve normal bir hızla yapması için gerekli zamanın, yani standart zamanın belirlenmesinde kullanılan ve işin yapılırken gözlemlenmesi esasına dayanan bir yöntemdir.
Etüdü yapmak için kullanılan araçlar kronometre, gözlem tablosu (tahtası) ve gözlem formlarıdır. Kronometre ile ölçüm yapılır, ölçüm sonuçlan önce gözlem (etüd) tablosuna oradan da formlara geçilir. Bu ölçümlerden sonra normal ve standart zaman hesaplanır.
Normal ve standart zaman aşağıdaki eşitliklerden hesaplanabilir

Normal Zaman = ölçülen birimin performans zamanı X performans derecesi (değerlendirme faktörü) / 100
Standart Zaman = normal zaman
1 - % tolerans
Yukarıdaki eşitliklerde performans derecesi; normal hızda çalışan bir operatör için 100, normalin altındaki için 100 'ün altında ve normal üstü hızda çalışan bir operatör için ise 100 'ün üzerinde olacaktır. Yani % 110 'luk bir performans derecesi (değerlendirme faktörü), operatörün normalden % 10 daha hızlı çalıştığını, % 85 lik bir performans derecesi ise operatörün normalden % 15 daha yavaş çalıştığını gösterir. Değerleme işlevi büyük ölçüde ölçümü yapan analistin yargısına dayandığından, söz konusu kişinin bu konuda eğitilmiş ve deneyimli olmasına özen gösterilmelidir. Performans derecesi, üretilen çıktının ölçülebilirliği durumunda aşağıdaki eşitlik ile belirlenebilir:
Performans derecesi = Çalışma süresi (değerlendirme faktörü) Üretilen birim sayısı
Öte yandan "tolerans"; dinlenme, kişisel ihtiyaçları karşılama ve elde olmayan nedenlerle ortaya çıkan gecikmeleri kapsamaktadır.