ÖRGÜTLEME


Örgütsel amaçlar ve planlar belirledikten sonra bunları başarmada yardımcı olacak bir araca ihtiyaç duyulur. Bu araç örgüt yapısıdır.
Örgüt, belirlenen amaçları başarmak için iki ya da daha fazla kişinin eşgüdümlenmiş biçimde çalıştıkları bir yapıdır. Örgütlerin etkili olabilmesi için ellerinde bulundurdukları insan kaynakları, fiziksel etmenler ve işlevlerini eşgüdümlenmiş bir biçimde bir araya getirmeleri gerekir. Bu bir araya getirme sürecine örgütleme denilir. Bir grup olarak insanların birlikte çalıştıkları her örgütün başarılı olmasında bu sürecin önemi büyüktür.

Örgütleme süreci ana hatlarıyla şunları kapsar:

- Başarılacak amaçların saptanması
- Başarılması gerekli işlerin belirlenmesi
- Fiziksel olanakların değerlendirilmesi
- İşlevlerin, fiziksel olanaklarının ve insan kaynaklarının örgütsel bir yapı içinde gruplandırılması
- Belli bir işi yapma yükümlülüğünün ve bu işi yapmak için gerekli kararları verme ve harekete geçme hakkının saptanması
- İşin başarılıp başarılmadığının belirlenmesi
Örgütleme sürecinin temel amacı, örgütsel başarı için gerekli öğeleri etkili ve verimli bir biçimde uyuşum içinde bir araya getirmektir. İyi bir örgütlenmenin bulunmayışı, amaçları başarmak bir yana, karışıklıkların ortaya çıkmasına neden olur. Örgütleme işlevi etkili bir biçimde yerine getirilirken, personel kendisinden beklenen rol ve işlevleri anlayacağı gibi örgütün amacını da anlamış olacaktır. Üstelik çalışanların her biri görevlerinin örgütün diğer bölümlerinde çalışanların görevleriyle olan ilişkisini anlayacağı gibi, kime rapor ve hesap verip, sorumluluklarının ne olacağını da göreceklerdir.

Örgütleme süreci planlamayla çok yakından ilgilidir. Örgütlemede ilk adım amaçların belirlenmesidir. Yönetici kaynak ve işlevleri gerektiği biçimde saptayabilmek için örgüsel amaçların neler olduğunu bilmek zorundadır. Amaç ve planlar belirlendikten sonradır ki örgütleme süreci başlar.


1. İşlevler: Örgütlemede ilk aşama, amaçlar saptandıktan sonra, örgüt içinde başarılacak işlevlerin ya da işlerin tiplerini belirlemektir. İşlev bir eylemin diğer işlerden ayrılması ve belirlenmesidir.
Örgütlemede ilk aşama, amaçlar saptandıktan sonra, örgüt içinde başarılacak işlevlerin ya da işlerin tiplerini belirlemektir. İşlev bir eylemin diğer işlerden ayrılması ve belirlenmesidir. Bir futbol takımı maç kazanmak için müdafaa, orta sahada düzenlenmede bulunup akın geliştirme ve hücum etme gibi işlevler belirler. İşte bunun gibi bir işletmenin de temel işlevleri üretim, pazarlama ve finansman olarak; bir perakendeci firmanın ise malın alınması ve satılması, kredi işlerinin düzenlenmesi gibi işlevleridir. Bir üniversitenin işlevleri ise öğretim, araştırma, yayın ve hizmet verme olarak saptanabilir. Örgütlemede ilk adım kişilerin başaracağı işlevlerin belirlenip, tanımlanması ve diğer kişilerin yapacağı işlerden ayırt edilmesidir.

2. Eşgüdümleme: İşbölümü ve işlevsel farklılaşmanın sonucu eşgüdüm gereğidir. İşbölümünün yoğunlaşmasına paralel olarak eşgüdüm ihtiyacı da artar. Eşgüdüm gereğini kitle üretiminin, dolayısıyla işbölümü yoğunlaşmasının aşırı olduğu otomobil endüstrisinde daha iyi betimlemek olasıdır. Otomobil yapımında parçaları birleştirme tezgahına binlerce parça yan tezgahlardan aynı anda gelir. Bunlar istenen özelliklere göre kısa zamanda işçiler tarafından öylesine bir araya getirilir ki birkaç dakika sonra karşımıza yepyeni bir araba çıkar.
Bu nedenle örgütün hangi düzeyinde olursa olsun işbölümünün olduğu her yerde yönetim için eşgüdüm gereği de vardır. Eşgüdümleme örgütsel amaçların elde edilmesinde farklılaştırılmış eylemlerin uyuşum içinde birleştirilmesi ve ayarlanması sürecidir.
Yönetim bilimcilerin çoğu, eşgüdümlemeyi ayrı bir işlev olarak görülür. Aslında eşgüdümleme diğer işlevlerin birleştirilmesini içerir. Bir başka deyişle, tüm yönetim süreci içinde eşgüdümleme vardır. Bu nedenle eşgüdümlama ayrı bir yönetsel işleve olarak ele alınmamıştır.


3. Bölümlendirme: Birbiriyle ilişkili işlevlerin ya da temel işi faaliyetlerinin yönetilebilecek büyüklükteki birimler içinde gruplandırılmasına bölümlendirme adı verilir. Bölümlendirme işbölümü ve eşgüdümleme ihtiyacının sonucu olarak ortaya çıkar. Bölümlendirme sonucunda ortaya çıkan her bir birim, yaptığı işler konusunda yöneticisine yetki ve sorumluluk verilen bağımsız ünitelerdir.


3.1. Bölümlere Ayırma Biçimleri:

a- İşlevlere Göre Bölümlendirme: En çok kullanılan bölümlendirme türüdür. Bütün işletmeler ya bazı malları ya da bazı hizmetleri sunarlar. Mal ya da hizmet üretmek için gerekli işlevler işletmenin bölümlerini oluşturur. Hemen hemen her işletmede gerekli olan bu işlevler üretim, pazarlama ve finansmandır. Bu işlevler olmadan işletme de olmaz. İşin niteliği gereği bu işlevlerin adları bazı işletmelerde farklı olabilir. Ancak temeldeki amaç aynıdır.


b- Ürüne Göre Bölümlendirme: birden çok ürün üreten bazı işletmelerde, üretilen her bir ürün özerk bir birim oluşturur. Ağırlık işleve değil, üretilen ve satılan ürüne yöneliktir. Bu tür bölümlendirmede, bölümlerden her birinin yöneticisi ürüne ilişkin tüm eylemlerden sorumlu olacağı gibi, her bir bölüm ayrı ayrı tüm işlevlerin yerine getirilmesini üstlenmiş olacaktır.

Bu bölümlendirme, büyük bir işletmeyi daha küçük ve esnek yönetsel birimlere böler. Bu bölümler küçük işlevsel örgütlerin üstlendiklerinden yararlanır. Çünkü ürün temeline göre kurulan her bir bölüm, kendi içinde işlevsel olarak bölümlendirilmiş olacaktır. Ancak örgüt büyüdükçe bu yararlar yok olmaya yüz tutar. Ürüne ağırlık vererek bölümlendirme, yayılmayı ve üretilen ürünlerde çeşitlenmeyi teşvik edicidir.

Bu tür bölümlendirme işçi işveren ilişkileri ve mali yönetim dışında oldukça başarılıdır. Genellikle ulusal bir işçi kuruluşu ile yüz yüze gelmenin söz konusu olduğu durumlarda işçi-işveren ilişkileri birimi, her bir bölümün içinde bir alt bölüm olarak değil, merkez de tutulmalıdır. Mali yönetim, araştırma ve geliştirme bölümü içinde merkez de tutmak yararlıdır.

c- Coğrafik bölümlendirme: işletmenin dağınık olması durumunda her bir kuruluşun yerine göre olan bölümlendirmedir. Yalnız dağınık olma durumunda değil faaliyetlerin coğrafik bölgelere göre gruplandırılması da bu türdendir. Çoğu kez fiziksel birimlerin ülke içinde yayıldığı ve her bir bölgedeki kuruluşun aynı ya da benzer mal ve hizmetleri sunduğu işletmeler için gidilen bir yoldur. (Şekil:2-3)

Bu tür bölümlendirmenin de kendine özgü yararları vardır. Her şeyden önce yerel pazara en iyi hizmet eden bir bölümlendirmedir. Yöneticiler kendi bölgelerindeki özel koşulları merkezdekilerden daha iyi görebilirler. Diğer yandan, kullanılan hammaddeyi o bölgeden sağlama olanağı varsa, ulaşım harcamaları ve gecikmeleri ortadan kalkacaktır. Üstelik yönetim bölgeyi iyi bilen yerel satıcılardan yararlanma olanağına kavuşacaktır. Bütün işlevler yerel birimlerde görüleceğinden, yöneticilerin bu konularda tecrübe kazanmaları kendiliğinden eğitim anlamına gelecektir.


3.2. Karma Örgüt Yapısı: Bölümlendirme bir amaç değildir. Bölümlendirmede amaç sevimli bir manzara ortaya çıkarmak olmamalıdır. Yönetimin bölümlendirmeye gitmedeki amacı, işletmenin amaçlarını elde etmek için eşgüdümü kolaylıkla sağlayacak bölümler oluşturmaktır. Bunun için yönetici yukarıda açıklanan bölümlendirme türlerinden birini seçmek yerine karma bölümlendirmeye gitme durumunda kalacaktır. Çünkü tek tek ele alındığında bu türlerin yararları yanında sakıncalı yanları da vardır. İşte yönetici bu sakıncaları diğer türlerin yararlarıyla gidermek durumundadır. Örneğin bir işletmenin satış işlevi, karma sistem kullanıldığında önce coğrafik bölümlendirme sonra da müşteri temeline göre bölümlendirmeye konu olabilir.

4. Örgütsel Yetki ve Sorumluluk: Örgütleme işlevini başarırken yönetici bazı kavram ve ilkeleri anlamak ve onları uygulamak zorundadır. Bu ilkelerin başında yetkinin ve sorumluluğun devredilmesi gelir. Bu ilkeleri ve uygulama biçimlerini incelemeden önce bu kavramları açıklanması gereklidir.


4.1. Yetki: Bir örgüt içinde bulunan yönetsel makamlara verilmiş bir özelliktir. Yetki , karar verme ve diğerlerini harekete geçirme ya da örgütsel amaçları başarmak için belli görevleri yaptırma hakkıdır. Bu tanım geleneksel bir tanımdır. Bu anlamada yetki, örgütsel eylemin kişisel olmayan yönüdür.
Yukarıdaki tanımdan hareket edilirse yetkinin üç temel özelliğinden söz edilebilir.
- Yetki bir haktır,
- Yetkinin kullanımı, karar vermeyi ve harekete geçirmeyi ya da görevlerin başarılmasının içerir,
- Yetki örgütsel amaçların başarılması için kullanılır.
a- Yetkinin Kaynağı: Geleneksel görüşe göre yetki makama bağışlanmıştır. Doğası, amacı ve kökeni hakkında kuşku yoktur. Örneğin klasik akımın öncülerinden Henry Fayol’a göre yetki; emir verme hakkı ve uymaya zorlama erkidir. Yazar yetkinin ödül ve cezalardan bağımsız olarak düşünülemeyeceği belirtir. Yetkinin kökeni hakkında görüşler iki grupta toplanabilir.
Birinci grup, yukarıdan-aşağı yetki görüşündeki biçimsel kuramdır. Bu görüşe göre yetki sahibi olarak görülen işletmenin başı bile, bu yetkisini daha üst kademelerden almıştır. Bu kademe yönetim kuruludur. Yönetim kuruluna ise bu hakkı pay sahipleri vermiştir. Pay sahipleri ise mülkiyet haklarını kullanmaktadırlar. İnsanlara mülkiyet üzerinde hak bahşeden kurum ise özel mülkiyete yer veren anayasadır. Anayasanın yapılması ya da değiştirilmesi yetkisi insanların elinde olduğuna göre yetki, toplumdan devlet yoluyla sahipliğe ve buradan da bireysel yöneticiye geçmektedir.
İkinci görüş, aşağıdan-yukarı yetki tezine dayalı kabul etme kuramıdır. İnsan ilişkilerine önem veren yazarlar yönetsel yetkinin kaynağını astların onu benimseyip kabul etmesinde görürler. Üstlerin astlara gönderdiği bu mesajın yetki durumuna gelebilmesi için ast tarafından anlaşılır nitelikte olması, örgütsel amaca uygun olması, astın çıkarına ters düşmemesi ve astın verilen bu emri yerine getirecek güçte olması gerekir.

b- Yetki Devri: Örgütteki kişilere özel görevlerin verilmesi ve bu görevleri başarmak için yetkiye desteklenmesi sürecine yetki devri adı verilir. Yetki devredilmedikçe örgütsel kademeler dolayısıyla astlar da olmayacak ve sonuçta örgüt ortaya çıkmayacaktır. Bu nedenle yönetsel bir görevin sahibi olmanın anahtarı yetki ise, örgütün anahtarı yetkinin devredilmesidir. Yetkinin bir bölümünü devretmek ondan vazgeçmek anlamına gelmez. Temel yetkiler yine üsttedir. Astların sahip olduğu şey belirli sınırlar içinde hareket edebilme özgürlüğüdür.
Devir yoluyla yetki örgütün her tarafına yayılır. İşletmenin etkili olabilmesi isteniyorsa yetki devrinin gereği gibi ve zamanında yapılması zorunludur. Yetki devriyle ilgili ilkeleri işletmenin başındaki kişi belirler. Bu yetki devrine inanan biriyse devir felsefesi tüm örgüte yayılacaktır.


4.2. Yetki Ve Sorumluluğa İlişkin İlkeler:

a-Kumanda Birliği İlkesi: Bu ilkeye göre her iş gören yalnızca bir kişiye karşı sorumludur. Kumanda birliği etkili bir eşgüdümlemeyi , gerekenlerin niteliğini anlamayı ve disiplini sağlar.Birden fazla efendi olması , birbiriyle çelişen emirlerle karşılaşma ile sonuçlanır.Ancak bu ilkenin de sınırlı olduğu durumlar vardır.Örgütler büyüdükçe kişiler birden fazla patrona karşı sorumlu olabilmektedirler.

b- Eşit Yetki ve Sorumluluk İlkesi: Yetki ile sorumluluk birbirine denk olmalıdır. Yetki devretmeksizin sorumluluk vermek olanak dışıdır. Kendisine yapması için bir görevin sorumluluğu verilen iş gören, bu görevi yapacak kadar yetkiye de sahip bulunmalıdır.
Teoride bu eşitlik ilkesi akla uygun görünmektedir. Bununla birlikte ilk kademe yöneticilerinin en çok bilinen şikâyetlerinden biri, kendilerinin ellerindeki yetkiden daha fazla sorumluluk taşıdıkları noktasındadır. Yetki bir haktır. Ama bu hak ancak verilen sorumluluklarla belirginleşir. Bu belirginleşme ya da denklik sağlanamazsa yetki ya da sorumluluğun kötüye kullanılması sonucu ortaya çıkabilir.

c- Dikey Yetki Zinciri: Bu ilkeye göre örgütte yetkinin açık bir biçimde tanımlanması gerekir. Yönetimce bu ilkenin izlenmesinin büyük önemi vardır. Ancak bu yolla yetki örgütsel piramide yayılır, ilişkiler belirginleşir, karışıklıklar önlenir ve daha iyi karar verme sağlanır. Bu ilke uygulandığı ölçüde, örgüt içindeki kişiler belirlenen kanallar yoluyla iletişime yönelirler.

5. Denetim Alanı: Denetim alanı, basit bir ifadeyle bir çobanın etkili bir biçimde güdeceği koyun sayısını belirtir. Bir yönetici etkili olmak istiyorsa emri altında kaç kişi çalışmalıdır? Astların sayısı çoğaldıkça amirin gözetim ve eşgüdümü zorlaşacaktır. Bu sayıyı belirli bir oranda tutmak için denetim alanı ilkesinin katı bir biçimde uygulanması demektir. Çünkü ast sayısı duruma ve zamana göre farklılık gösterecektir. Üst yöneticinin işlerini yapabilme yeteneği ve gözetim altında tutacağı astların nitelikleri de bu sayıyı belirlemede etkili olabilecek değişkenlerdir.